Menyiapkan Dokumen Bisnis

                                                          Manajemen Perkantoran

Dosen Pembimbing : Silvy . T . Sambuaga , SE , MSi 

Kelompok 4 : 

1. Galuh Susilo
2. Kesya Longdong 
3. Rahuel Sandag
4. Pink Glenda Katoppo
5. Frangky Dipipi

Materi :

                                                          Menyiapkan Dokumen Bisnis


 

    1. Pegertian dokumen Bisnis

 

Menurut Kimmel (2002) dalam Nuraida (2008) sales may be made on credit or for cash. Every sales transaction should be supported by a business document that provides written evidence of the sale. Kualitas formulir yang digunakan dalam transaksi bisnis dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas transaksi, sehingga salah satu subjek dari manajemen perkantoran atau manajemen administrasi adalah merencanakan dan mengendalikan formulir kantor.

Sedangkan menurut Birt mengemukakan bahwa source document are essential financial records because they are the foundation of your financial recording system. A process, the  financial data found on source document which records transaction details. In the financial recording process, the financial data found on source documentis entered into relevant journal books.

 

Penanganan Dokumen bisnis dilakukan oleh perusahaan. Berikut tujuan dibuatnya dokumen bisnis menurut Nuraida (2008) adalah :

1.      Melancarkan aktivitas kantor

2.      Keseragaman pembentukan informasi.

3.      Sebagai bukti autentik atau sah.

4.        Menghemat biaya karena formulir berwujud kertas yang harganya relatif lebih murah.

 

Formulir harus diberi nomor formulir sebagai bukti bagi para akuntan berkaitan dengan jumlah penjualan yang benar-benar akurat, dengan demikian dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya manipulasi. Bukti jumlah penjualan ini digunakan untuk pembayaran pajak. Nomor formulir harus diurutkan untuk memudakan tindakan audit.

 

Merekam informasi bisnis penting dilakukan, karena:

1.    

          Memberikan informasi yang jelas bagi pihak intern perusahaan dan mempermudah tindakan audit.

Contohnya : Merekam laporan kas kecil setiap bulan dari jumlah kas kecil yang dikeluarkan setiap harinya untuk mengevaluasi kinerja bagian keuangan, dan sebagainya.

2.      Memberi keuntungan bagi orang yang bernegosiasi dengan organisasi.

Contohnya : jika perusahaan meminjam sejumlah dana kepada bank akan meminta copy dari laporan laba rugi dan neraca perusahaan, dengan demikian Statement of account untuk setiap periode perlu dibuat.

2.      JENIS-JENIS DOKUMEN BISNIS

    

Jenis-jenis dokumen bisnis adalah sebagai berikut :

a.      Surat Pemesanan Barang

Surat pemesanan barang adalah formulir dimana di dalamnya termuat pemberitahuan permintaan atau pemesanan barang atau jasa atau sesuatu yang dibutuhkan dari pihak konsumen ke pihak penyedia, termasuk permintaan pihak internal perusahaan dari satu bagian ke bagian lain.

Contoh order forms sebagai berikut :

1)      Di lingkungan perusahaan (Intern)

a.       Daftar permintaan barang

Tujuan dari daftar permintaan barang adalah meminta sejumlah barang kepada atau antara bagian ke bagian atau unit didalam perusahaan. Daftar permintaan barang dibuat dalam dua rangkap, formulir asli dikirimkan kebagian yang dituju, sedangkan formulir lai dijadikan arsip di bagian atau unit peminta.

b.      Daftar Permintaan Pembelian (DPP)

DPP dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama untuk bagian pembalian, lembar kedua untuk bagian gudang, lembar ketiga untuk bagian produksi.

b.      Purchase Order (PO)

Purchase order adalah formulir yang memberitahukan pemesanan barang dari pelanggan kepada penyedia dimana di dalam formulir tersebut berisi barang-barang yang dipesan. Purchase Order dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama (asli) untuk bagian penjualan di pihak penjual, lembar kedua dan lembar ketiga untuk pihak pembeli. Lembar kedua diberikan kepada bagian gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaan akan sejumlah barang sedang dalam proses pembelian. Lembar ketiga untuk bagian akuntansi atau keuangan, lembar ini digunakan sebagai arsip pembelian.

Informasi yang harus tercantum dalam Purchase Order adalah :

·         Tanggal

·         Nomor

·         Nama dan alamat penjual

·         Nama dan alamat pembeli

·         Deskripsi barang, harga satuan, kuantitas dan harga total barang

·         Instruksi mengenai waktu pengiriman dan cara pengiriman yang diinginkan

·         Tanda tangan petugas pembelian

c.       Delivery Note atau Delivery Order (Surat Pengiriman Barang)

Delivery order merupakan formulir yang isinya memberitahukan mengenai pengiriman barang dan berfungsi sebagai pengantar barang dari penyedia kepada konsumen. Delivery order dipergunakan sebagai bukti yang menyatakan bahwa barang yang telah dikirim dari penyedia ke konsumen, sedangkan bagi pihak konsumen berfungsi untuk mencocokkan barang yang diterima dengan barang yang telah dipesan.

Delivery order dibuat dalam tiga rangkap dan dikirimkan semua ke konsumen. Sebelumnya, konsumen mencocokkan terlebih dahulu delivery order dengan barang yang diterima, kemudian menandatangani formulir tersebut, setelah ditandatangani, lembar pertama disimpan oleh konsumen, sedangkan lembar kedua dan ketiga dikembalikan lagi kepada penyedia, yaitu untuk bagian gudang dan bagian penjualan (guna dibuat faktur).

Delivery Note memberikan informasi yang sama seperti invoice / faktur, kecuali harga yang tidak perlu dicantumkan didalamnya.

Informasi yang tercantum dalam delivery order adalah ;

·         Tanggal

·         Nomor

·         Nomor order (DO)

·         Nama dan alamat pembeli

·         Nama dan alamat penjual

·         Deskripsi singkat tentang barang

·         Tanda tangan pembeli

·         Tanda tangan pengirim

d.      Invoice (Faktur)

Faktur adalah formulir yang dibuat oleh penyedia untuk memberitahukan secara lengkap barang-barang yang sudah diterima atau sudah terjual. Faktur digunakan untuk sejumlah pembelian yang dilakukan secara kredit namun sering dipergunaan juga untuk pembelian secara tunai.

Faktur dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama dikirim kebagian keuangan di pihak konsumen, lembar kedua dan ketiga untuk pihak penyedia (Bagian Akuntansi dan Bagian Penjualan). Faktur dikirimkan oleh pihak penyedia setelah delivery order diberikan, tujuan pengiriman faktur adalah menyatakan bahwa barang-barang yang diterima atau terjual.

Perbedaan delivery order dengan faktur adalah delivery order tidak mencantumkan harga barang, sedangkan faktur mencantumkan harga satuan beserta diskon barang tersebut.

Informasi yang perlu dicantumkan dalam faktur adalah ;

·         Nomor

·         Nomor order (DO)

·         Tanggal

·         Deskripsi barang

·         Kuantitas dan harga barang setiap unit

·         Total harga barang yang telah dipesan

·         Syarat pembayaran dan diskon penjualan

·         Pajak penjualan

·         Ongkos kirim atau ongkos angkut

·         Jumlah yang harus dibayar, ditunjukkan dalam angka dan kalimat

·         Nama dan alamat pembeli

·         Nama dan alamat penjual

e.       Credit Note (Nota Kredit)

Credit note dibuat apabila konsumen mengembalikan sejumlah barang kepada penyedia dan membatalkan pembelian atas barang-barang tersebut. Penyedia membuat dan mengirimkan credit note kepada konsumen. Credit note adalah formulir yang memberitahukan mengenai pengurangan - pengurangan terhadap barang - barang yang dikembalikan karena diterima pembeli dalam keadaan rusak, pecah, busuk dan lain - lain. Credit note  dibuat dalam tiga rangkap, yaitu untuk bagian penjualan di pihak penyedia dan bagian keuangan dipihak konsumen.

Jika ada pengembalian barang dari pembeli maka jumlah pembayaran adalah jumlah yang tertera pada faktur dikurangi jumlah yang terdapat pada credit note. Jika tidak ada pengembalian maka jumlah pembayarannya adalah jumlah yang tercantum dalam faktur, tetapi jika ada pengembalian barang maka pajak penjualan juga ditambah dengan jumlah kredit yang diberikan pada pembeli melalui credit note.

Informasi yang harus tercantum dalam credit note adalah:

·         Nomor

·         Nomor faktur

·         Tanggal

·         Nama dan alamat pembeli

·         Nama dan alamat penjual

·         Pajak penjualan

·         Jumlah yang harus dibayar, ditunjukkan dalam angka dan kalimat

·         Alasan pengembalian

f.        Surat Pernyataan Piutang

Pada akhir periode, penyedia membuat Statement of Account  yang memuat pernyataan hutang piutang yang diberikan kepada debitur pada setiap periode tertentu, umumnya dibuat sebulan sekali. Fungsinya adalah mencocokkan catatan antara penjual dan pembeli mengenai jumlah hutang piutang pembeli pada suatu periode. Pembelian secara kredit dalam satu periode tercantum dalam statement of account, dengan demikian statement of account dikirimkan setelah satu periode berlalu.

Informasi yang harus tercantum dalam statement of account adalah :

·         Nomor

·         Tanggal

·         Nama dan alamat pembeli

·         Nama dan alamat penjual

·         Jumlah hutang atau piutang dari bulan sebelumnya

·         Perincian transaksi dalam satu periode (pembelian, pembayaran, dan pengembalian barang)

·         Total jumlah hutang atau piutang.

 

 g.      Cheque (Cek), cash  atau Bilyet Giro.

Cek merupakan surat perintah pembayaran dari seseorang yang menulis cek, dimana orang yang bersangkutan memiliki sejumlah dana disuatu bank tertentu dan ditunjukkan kepada bank dengan tujuan agar bank tersebut membayar kepada orang atau perusahaan yang identitasnya tercantum dalam cek tersebut. Cek dapat diuangkan secara tunai dan digunakan untuk membayar sejumlah pembelian secara tunai maupun kredit.

Bilyet giro adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang di rekeningnya ke rekening  penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.                         

h.      Receipt (Kuitansi)

Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusannya, kuitansi disimpan pihak penerima.

 

3. TAHAPAN-TAHAPAN TERJADINYA DOKUMEN BISNIS

             tahapan-tahapan yang terjadi dalam transaksi bisnis, khususnya perusahaan yang melakukan transaksi secara kredit adalah sebagai berikut:

a.       Good Ordered                  : Order form (Surat Pemesanan Barang)

b.      Goods Delivered              : Delivery Note/Delivery Order

(Surat Pengiriman Barang)

c.       Goods Supplied                 : Invoice (Faktur)

d.      Some Goods Returned     : Credit Note (Nota Kredit)

e.       Account Sent                    : Sent Account (Surat Pernyataan Piutang)

f.        Payment Given                 : Cheque (Cek), cash  atau Bilyet Giro.

g.      Receipt Given                   : Receipt (Kuitansi)

 
 

Menjadi seorang sekretaris yang profesional

                                                KESEKRETARIATAN

 

Senin,16 september 2019

Dosen Pembimbing : Gratia Natrina Kaparang,S.AB,M.AB 

BAGAIMANA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

Apa yang ada pada bayangan Anda ketika mendengar kata sekretaris? Ketika mendengar kata sekretaris tentunya sebagian besar orang mengatakan bahwa seorang wanita cantik dengan penampilan yang rapi dan selalu berada di kantor dengan membawa map atau beberapa helai kertas untuk sang pemimpin. Anggapan tentang sekretaris itu memang benar karena sekretaris merupakan seseorang yang membantu pekerjaan bos atau pemimpin. Selain itu, sekretaris juga terkadang diberi kepercayaan untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan karena dirinya berhubungan langsung dengan bos atau pemimpin. Keberadaan sekretaris cukup penting bagi sebuah perusahaan. Tanpa adanya sekretaris, pimpinan perusahaan akan sulit fokus pada pekerjaan-pekerjaan besar sebagai seorang pemimpin sehingga harus ada sekretaris yang bisa mengurusi berbagai keperluan-keperluan “Kecil” sang pemimpin. Untuk bisa mengurusi segala urusan perusahaan dengan baik, seorang sekretaris harus profesional. Namun, ketahuilah bahwa sekretaris profesional itu tak harus wanita cantik yang berpenampilan menarik. Seorang pria pun juga bisa menjadi sekretaris profesional. Bagi Anda yang ingin menjadi sekretaris profesional, berikut tips yang bisa diberikan:

1.      Memiliki kepribadian yang baik sekretaris Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan sekantor.

2.      Memiliki etika yang baik Selain memiliki kepribadian yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.

3.      Pandai bicara di depan publik Terkadang, sekretaris diminta untuk menemani pemimpin untuk melakukan presentasi menggantikan dirinya. Untuk itu, seorang sekretaris harus bisa belajar bicara yang baik di depan publik atau pada saat meeting.

4.      Membuat citra baik untuk perusahaan Citra perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris merupakan tangan kanan sang pemimpin perusahaan, dirinya harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Buatlah citra perusahaan baik di hadapan perusahaan yang lain atau publik.

5.      Pandai menjaga rahasia Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pemimpin untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan mengetahui apapun yang dikerjakan oleh sang pemimpin. Untuk itu, seorang sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pemimpin.

6.      Mengerti teknologi Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi. Dengan mengerti teknologi tentunya akan memudahkan seorang sekretaris untuk mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya.

7.      Mengerti accounting dan pembukuan Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan. Hal tersebut harus dikuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan menguasai hal tersebut, tentunya Anda bisa menjadi seorang sekretaris profesional.

8.       Harus bisa bahasa asing Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah jika dimiliki oleh seorang sekretaris. Terkadang, atasan meminta seorang sekretaris untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

Itulah cara menjadi seorang sekretaris yang profesional. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional sebaiknya jangan suka bergosip. Hal tersebut dikarenakan akan sangat berbahaya bagi kariernya karena sekretaris mengetahui rahasia perusahaan dan rahasia pemimpin. Bagaimana, Anda berminat untuk menjadi sekretaris profesional?

1.     Latar Belakang Permasalahan
 

      Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”

2.      

    Permasalahan
 

          Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

      Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

      Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi

      Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi

      Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

      Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

      Tanggung jawab dalam bekerja

      Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3.     Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

§ Definisi Sekretaris 

 

s       Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
  

       Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
 

     § Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :

 

 

   Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

 

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

 

1.      Penerima mengerti atau memahami isi pesan

 

2.      Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

 

3.      Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

      Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

      Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

      Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

      Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

 

1.      Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

 

2.      Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

 

3.      Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

 

1.      Team Work : Mampu bekerja sama dalam team
 

         Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

 

2.      Positif Thinking
  Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

 

3.      Good reminder :
  Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

 

4.      Discrete :
  Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

 

5.      Tactful :
   Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

 

6.      Tanggung jawab dalam bekerja
 

          Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
     Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

 

7.      Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
 

          Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya